המזכירה הארגונית של Converto
כל עובד בארגון מקבל מזכירה חכמה בערוץ שהוא כבר עובד בו – וואטסאפ, Slack או Teams: חיפוש מסמכים ב-SharePoint ו-OneDrive, יצירה ועריכה של קבצים, חיפוש וניסוח דואר ב-Outlook, פתיחת משימות ב-Microsoft To Do, תיאום פגישות למספר משתתפים, סיכומי פגישות אוטומטיים מ-Zoom, Teams ו-Meet, ותזכורות ועדכונים לצוותים. הכל בשפה טבעית, קולית או בטקסט – ותמיד ברמת ההרשאה של אותו עובד בלבד.
מחוברת למערכות שכבר קיימות אצלכם:
Microsoft 365 • מחוברת
• תקציב Q3 – מצגת הנהלה.pptx
• סיכום תקציב רבעוני.xlsx
רוצה שאשלח קישור לאחד מהם?09:12
• נפתחה משימה ב-To Do של דנה: "עדכון מצגת תקציב", יעד יום ה'.
• הבוט יצטרף לפגישת "תקציב Q4" ב-11:00 וישלח לך סיכום בסיומה. 🎙️09:13
ערוץ אחד לכל עובד
זמינה בערוץ שהעובד כבר עובד בו
אותה מזכירה, אותן יכולות והרשאות – פשוט בערוץ שנוח לכל עובד. הפנייה יכולה להיות בוואטסאפ, ב-Slack או ב-Teams, וגם העדכונים (תזכורות, הקצאת משימות, סיכומי פגישות ואישורי פגישה) מגיעים לאותו ערוץ. אין ממשק חדש ללמוד.
בטקסט או בהודעה קולית
Slack
בהודעה ישירה או בערוץ
Teams
בצ'אט של Microsoft 365
מפת היכולות
מזכירה ארגונית מלאה. ממשק אחד שכולם כבר מכירים.
אין אפליקציה להתקין ואין ממשק חדש ללמוד. העובד שולח הודעה – בטקסט או בהקלטה קולית – והמערכת מבצעת מול Microsoft 365 של הארגון, אך תמיד בגבולות ההרשאה של אותו עובד. להלן פירוט של כל יכולת: מה היא עושה, איך זה נראה בפועל, ומי מורשה לבצע אותה.
חיפוש מסמכים 🔒
ברמת ההרשאה של העובד
יצירה ועריכת קבצים
מסמכים, תיקיות ושיתוף
דואר Outlook 🔒
חיפוש, סיכום וניסוח טיוטות
ניהול משימות
Microsoft To Do, מעקב וסגירה
פגישות ויומן
חלון פנוי, זימון, דחייה וביטול
סיכומי פגישות 🎙️
Zoom · Teams · Meet, בעברית
תזכורות ארגוניות
לעצמי, לעובד, לצוות שלם
חיפוש-על ואינטרנט
שאלה אחת, כל המקורות
צוותים ומבנה ארגוני
קבוצות Microsoft 365
אוטומציות ודוחות
דיווח יומי, ארכיון, דוח הנהלה
הבנת שפה טבעית
עברית, טקסט וקולי
ניהול והרשאות
מנוע כללי גישה, allow/deny
אבטחה וזהות
חיבור מאובטח, ACL של Microsoft
זיכרון והקשר
זוכרת עובדות וממשיכה שיחה
הודעות וערוצים
שליחה לעובד, פרסום ב-Slack/Teams
רוצים לראות את זה בפעולה על הנתונים שלכם?
נעבור אתכם על החיפוש המאובטח, סיכום הפגישות, ההרשאות ומסך הניהול.
כל עובד מוצא מסמכים – אבל רק את שלו
העובד שואל בוואטסאפ "איפה החוזה עם הספק?" והמערכת מחפשת ב-SharePoint וב-OneDrive של הארגון ומחזירה את הקובץ – ואפילו עונה על שאלה מתוך התוכן שלו. ההבדל הקריטי מכל פתרון אחר: החיפוש רץ בזהות של העובד עצמו, לא של הארגון – והתוצאות מסוננות אוטומטית לפי מה שהוא באמת רשאי לפתוח.
הגישה תמיד ברמת ההרשאה של העובד – לא של הארגון
חיבור אישי, פעם אחת
כל עובד מחבר את חשבון ה-Microsoft שלו בלחיצה אחת, דרך קישור שנשלח אליו בוואטסאפ. מרגע זה החיפוש רץ עם ההרשאות האישיות שלו בלבד – לא עם הרשאות מנהל ולא עם גישה ארגונית רוחבית.
Microsoft מסננת, לא אנחנו
התוצאות מסוננות ישירות על ידי Microsoft Graph לפי ה-ACL של Microsoft 365, ונבדקות שוב מול ההרשאה החיה של העובד לפני שהן מוצגות. גבול ההרשאה נמצא בתוך Microsoft עצמה – לא במסננת שלנו.
אין דלת אחורית לתוכן
אין מסלול שבו הארגון, המנהל או המערכת רואים תוכן שהעובד עצמו לא רשאי לראות. קובץ שאין לעובד גישה אליו לא יופיע – אפילו לא שמו.
תשובה מתוך המסמך, לא רק קישור
"מה תנאי התשלום בחוזה עם הספק?" – המערכת מוצאת את הקובץ, קוראת את הקטע הרלוונטי ומחזירה תשובה בעברית עם הקישור למקור, כולל מסמכים סרוקים (OCR).
חיפוש סמנטי, לא רק לפי שם קובץ
אין צורך לזכור את שם הקובץ המדויק. החיפוש מבין את הכוונה, מתרגם מונחים בין עברית לאנגלית, ומדרג מחדש את התוצאות לפי הרלוונטיות לשאלה.
🔒 חיפוש מאובטח (security-trimmed)
חיפוש רגיל ברמת הארגון היה חושף לעובד קבצים שאסור לו לראות. לכן אנחנו לא משתמשים בו – החיפוש רץ תמיד בזהות המשתמש, כך ש-Microsoft חותכת כל תוצאה לפי מה שהוא כבר יכול לפתוח.
🟢 פעיל כברירת מחדל, בשליטת ההנהלה
חיפוש מסמכים זמין לכל עובד שחיבר את חשבונו. ההנהלה יכולה לכבות אותו לעובד או לצוות מסוים בכלל חסימה מפורש – בלי שזה פוגע ביכולת של אף אחד אחר.
מצאתי: הסכם ספק ענן 2026.pdf
לשלוח לך קישור?
לא רק למצוא מסמך – גם לכתוב אותו
"תכיני לי סיכום פגישה ותשמרי בתיקיית הפרויקט", "תוסיפי שורה לטבלה בדוח", "תני לרונית גישה לקובץ". המזכירה כותבת את התוכן בעצמה, שומרת אותו כקובץ אמיתי ב-OneDrive או ב-SharePoint, ומחזירה קישור – הכל בזהות ובהרשאות של העובד.
יצירת מסמכים ותיקיות
Word, Excel, PowerPoint, PDF וטקסט – עם התוכן המלא כתוב בפנים, לא קובץ ריק. "תפתחי תיקייה 'הצעות 2026' ותכיני בה טיוטת הצעת מחיר ללקוח".
עריכה שהיא ניתוח, לא כתיבה מחדש
עריכת מסמך קיים משנה רק את מה שביקשתם. לוגו, טבלאות, כותרות עליונות ותחתונות, עיצוב וסגנונות – נשמרים בדיוק כפי שהיו. אפשר גם לשחזר גרסה קודמת בפקודה אחת.
שיתוף, שינוי שם, העתקה והעברה
"תשתפי את הקובץ עם צוות הכספים לצפייה בלבד", "תעבירי את כל הקבצים של הפרויקט לתיקייה החדשה" – פעולות ניהול קבצים מלאות מתוך השיחה.
לתעד פעולה זה לא לבצע אותה
"תפתחי משימה להכין את הדוח" פותח משימה, ולא יוצר קובץ. "תכיני את הדוח" יוצר קובץ. ההבחנה הזו מובנית במערכת כדי שלא ייווצרו קבצים שאף אחד לא ביקש.
הנה הקישור.
שותף עם צוות כספים – הרשאת צפייה.
שואלים את המזכירה מה יש בתיבה – במקום לחפש בעצמכם
העובד שואל בשפה חופשית "מה קיבלתי מהספק השבוע?" או "מצאי לי את המייל עם החוזה", והמערכת מחפשת וקוראת בתיבת ה-Outlook שלו ומחזירה תשובה מתומצתת. היא גם מנסחת תשובות – כטיוטה בלבד. בדיוק כמו בחיפוש מסמכים, הדואר נקרא בזהות האישית של העובד, מהתיבה שלו עצמו.
חיפוש בדואר בשפה טבעית
"מה קיבלתי מרונית?", "יש מייל על הזמנת הרכש?" – חיפוש לפי שולח, נושא, טווח תאריכים או תוכן. ביטויי זמן ("של חודש יוני", "מהיום") מתורגמים לטווח תאריכים אמיתי ולא נשארים כמילות חיפוש.
סיכום וקריאה של הודעה
במקום לפתוח את Outlook ולגלול, מקבלים בוואטסאפ את עיקרי המייל: מי כתב, מתי, ומה ההודעה מבקשת – מנוסח בעברית, גם מהודעה קולית.
ניסוח מייל, תשובה והעברה – כטיוטה
"תכתבי תשובה לספק שאנחנו מאשרים", "תעבירי את המייל לדנה עם הסבר" – המערכת מנסחת ומשאירה טיוטה מוכנה בתיבה שלכם. השליחה תמיד בידיים שלכם: המזכירה לעולם לא שולחת מייל בשמכם.
תיבה אישית בלבד – אין דלת אחורית
הקריאה מוגבלת לתיבת הדואר של העובד עצמו, בזהותו. אין מסלול שבו הארגון, המנהל או המערכת קוראים דואר של עובד אחר – אותה שכבת הרשאה בדיוק כמו בחיפוש המסמכים.
מצאתי 2 מיילים מ-CloudVendor:
• עדכון תנאי התקשרות (ג')
• חשבונית חודשית (א')
רוצה שאסכם לך אחד מהם?
הכנתי טיוטת תשובה ב-Outlook שלך ✍️ – עברי עליה ושלחי כשנוח לך.
משימה אמיתית, לא עוד הודעה שנעלמת
בניגוד לתזכורת שנשלחת ונשכחת, משימה היא פריט עבודה מנוהל: היא נכתבת ל-Microsoft To Do של העובד (וזמינה גם ב-Outlook Tasks), עם תאריך יעד, סטטוס, עוקבים ומעקב – ונסגרת מאותה שיחה בוואטסאפ.
הקצאת משימה לעובד
"תפתחי לדנה משימה לסגור את ההצעה עד יום ה'". המשימה נכתבת ל-To Do של דנה עם תאריך היעד, ובמקביל היא מקבלת התראה בערוץ שלה ("📋 משימה חדשה הוקצתה לך") עם ציון מי הקצה אותה.
עוקבים – "תעדכני גם את נועה"
משימה שייכת לאדם אחד, אבל אפשר לצרף לה עוקבים. הם מקבלים הודעה כשהמשימה נפתחת, ושוב כשהיא נסגרת – בדיוק פעמיים, בערוץ שלהם. גם מי שביקש "תעדכני אותי כשזה יסתיים" נכנס כעוקב.
עדכון משימה קיימת, לא כפילות
"תדחי את היעד של 2 ליום ראשון", "תוסיפי תאריך יעד למשימה של החוזה", "תשני את הכותרת" – המערכת מזהה את המשימה לפי המספר ברשימה או לפי חלק מהשם ומעדכנת אותה, במקום לפתוח משימה שנייה.
סגירה בשפה חופשית, כולל מרובה
"סיימתי את 2", "סיימתי את 1 ו-3", "סיימתי הכל" – המשימות נסגרות ב-Microsoft To Do באמת, לא רק בשיחה. אישור אחד סוגר כל מספר משימות.
מעקב ורשימות
"מה המשימות הפתוחות שלי?", "מה פתוח אצל דנה?" – רשימה ממוספרת עם סטטוס בעברית ותאריכי יעד. סקירת משימות של עובד אחר כפופה להרשאת הקצאת משימות.
"הכנת הצעת מחיר ללקוח" · יעד: יום ה'
דנה קיבלה התראה, ונועה מעודכנת כעוקבת.
1. להכין מצגת דירקטוריון (יעד ד')
2. לאשר תקציב מדיה (ללא יעד)
להפסיק לרדוף אחרי חלון פנוי
תיאום פגישה בארגון הוא בדרך כלל שרשור מיילים של חמש הודעות. כאן זו הודעה אחת: המערכת קוראת את היומנים של כל המשתתפים בו-זמנית (Free/Busy דרך Microsoft 365), מצליבה ביניהם ומחזירה עד 5 חלונות פנויים אמיתיים – לא ניחושים. ומה שנקבע אפשר גם לדחות, לבטל ולאשר מאותו מקום.
חלון פנוי למספר משתתפים
לעובד יחיד, לצוות שלם או לרשימת משתתפים מעורבת. המערכת מחשבת חפיפה בין כל היומנים, מתחשבת במשך הפגישה, בשעות העבודה של הארגון ובאזור הזמן – ומחזירה את החלונות הריאליים בלבד. אם אין חפיפה בחלון המבוקש, היא מציעה את הקרוב ביותר.
קביעת פגישה עם קישור Teams
בחירת חלון וקביעה בפועל: יצירת האירוע ביומן Outlook, פתיחת פגישת Teams אונליין, ושליחת זימונים לכל המשתתפים – בהודעת אישור אחת. הפגישה מופיעה ב-Outlook כאילו נקבעה משם.
דחייה, עדכון וביטול
"תדחי את הפגישה עם הספק בשעה", "תעדכני את הנושא", "תבטלי את הפגישה של מחר" – המערכת מאתרת את הפגישה ביומן, מזהה אם אתם המארגנים, ומעדכנת או מבטלת מול כל המשתתפים. ביטול תמיד עובר אישור שלכם קודם.
מענה להזמנות
"תאשרי את ההזמנה לפגישת הדירקטוריון", "תסרבי לפגישה של ג'" – המערכת משיבה על הזימון בשמכם ב-Outlook, כולל "אולי".
אורחים חיצוניים לארגון
אפשר לצרף לפגישה גם משתתפים שאינם עובדי הארגון, לפי כתובת מייל. הם מקבלים זימון רגיל וקישור Teams, בלי שיהיו חלק מהמערכת הארגונית.
שליפת פגישות ותזכורת לפני פגישה
"מה יש לי מחר?", "מה בשבוע הבא?" – סיכום היומן חוזר כרשימה קריאה עם נושא, שעה, משתתפים וקישור Teams. בנוסף, כל עובד מקבל התראה לפני כל פגישה בערוץ שלו, לפי זמן התזכורת שהוגדר לאותה פגישה ב-Outlook.
יש חלון משותף פנוי ב:
• 11:00–12:00
• 15:30–16:30
מישהו סוף סוף רושם את מה שסוכם בפגישה
בוט הרישום של Converto מצטרף לפגישת Zoom, Google Meet או Teams, מקליט ומתמלל אותה, ובסיום שולח לכם סיכום בעברית: על מה דיברו, מה הוחלט, ומי התחייב למה. ההתחייבויות שזוהו מוצעות כמשימות – ורק אישור של האדם עצמו הופך אותן למשימה אמיתית.
מדביקים קישור לפגישה, או פשוט מבקשים "תצטרפי לפגישה הבאה שלי" – והמערכת מאתרת אותה ביומן.
הבוט נכנס כמשתתף בשם שלו ושולח הודעת יידוע. אף אחד לא מוקלט בלי לראות אותו בחדר.
תמלול לפי דוברים, ומתוכו סיכום מובנה: נושאים, החלטות והתחייבויות – עם המשפט שממנו כל אחת נגזרה.
כל התחייבות נשלחת למי שהתחייב לה, לאישור או דחייה. אישור פותח משימה ב-Microsoft To Do.
שתי דרכים לזמן את הבוט
הדבקת קישור לפגישה (Zoom / Meet / Teams) – גם בלי מילה נוספת – או בקשה חופשית: "תצטרפי לפגישה שלי ב-11", "תקליטי את השיחה עם הלקוח". אין ממשק נפרד וגם לא צריך להיות מארגן הפגישה.
הצטרפות אוטומטית – רק למי שביקש
אפשר להפעיל סריקה אוטומטית של היומן כך שהבוט יצטרף לפגישות מראש. זה פתוח רק לעובדים שנרשמו לכך במפורש – הקלטה לא מפוקחת של יומן שלם מחייבת הסכמה מוקדמת, ולא ברירת מחדל ארגונית.
גם פגישות עם אנשים מחוץ לארגון
שיחת מכירה, דמו של ספק, פגישת לקוח – התמלול והמשימות מפוצלים לפי דובר גם כשהמשתתפים אינם עובדי הארגון ואינם מוכרים למערכת כלל.
הסיכום נכנס למאגר הידע
סיכומי הפגישות הופכים לחלק ממה שאפשר לשאול עליו מאוחר יותר: "מה סיכמנו מול הספק על המחיר?" מחזיר גם תשובה מתוך סיכום פגישה, לא רק ממסמך או ממייל.
הוא יופיע למשתתפים בשם Converto Note Taker ויודיע שהפגישה מתומללת.
נושאים: תמחור, SLA, מועד מעבר.
החלטות: להאריך לשנה עם תוספת 4%; המעבר ב-1 באוקטובר.
זיהיתי 3 התחייבויות – שלחתי לכל אחד לאישור.
מתוך: "אני אשלח להם את הנספח עד חמישי" ✅ אשר✖ לא רלוונטי
תזכורת שמגיעה לאן שהעובד באמת מסתכל
תזכורת במערכת פנימית נקראת רק כשנכנסים למערכת. כאן היא מגיעה ישירות לערוץ של העובד – וואטסאפ, Slack או Teams – ובאישור הרשאה, גם לעובד אחר או לצוות שלם. אפשר לצרף לתזכורת גם אירוע ביומן, כך שההתראה תקפוץ בכל מכשיר.
תזכורת לעצמי
משפט אחד והתזכורת קיימת. זיהוי אוטומטי של הזמן מתוך הניסוח החופשי – "עוד שעתיים", "מחר בבוקר", "ביום ראשון אחרי הפגישה".
תזכורת או הודעה לעובד אחר
מנהל שולח תזכורת או הודעה מיידית ישירות לערוץ של העובד. ההודעה מגיעה בשם המערכת עם ציון מי יזם אותה – שקיפות מלאה, בלי הודעות אנונימיות. כפוף לבדיקת הרשאה.
תזכורת לצוות או מחלקה שלמה
פנייה לקבוצה לפי שיוך ארגוני ("צוות מכירות", "מחלקת תפעול") במקום רשימת נמענים ידנית. המערכת שולפת את חברי הצוות ושולחת לכל אחד. כשעובד מצטרף לצוות – הוא נכלל אוטומטית.
תזכורות חוזרות + אירוע ביומן
אפשר להגדיר תזכורת חוזרת (שעתי / יומי / שבועי / חודשי), והמערכת מאמתת את ההבנה מול הניסוח לפני שהיא קובעת. אפשר גם לצרף אירוע ליומן Outlook של הנמען, כך שההתראה תקפוץ גם בשעון ובנייד.
הודעה למשתתפי הפגישות שלכם
"תעדכני את כל מי שיש לי איתו פגישה מחר שאני מאחר" – המערכת שולפת את המשתתפים בפועל (כולל חיצוניים), מנסחת את ההודעה ומבקשת את אישורכם לפני שהיא יוצאת.
שליפה, ביטול ועדכון
הצגת כל התזכורות הפתוחות, ביטול או עדכון – באותה שיחה, בלי מסך נפרד. צפייה/ניהול תזכורות של עובד אחר כפופים להרשאה.
⚡ בונוס: כל עובד מקבל גם מזכירה אישית
מעבר ליכולות הארגוניות, כשעובד מבקש משהו אישי (תזכורת פרטית, זמני שבת, מזג אוויר וכו') – המערכת מטפלת בזה בשכבה האישית, בלי לערב את הארגון או ההרשאות שלו. היא גם זוכרת עובדות שביקשתם שתזכור ("תזכרי שאני לא זמין בימי ג' בבוקר") ומשתמשת בהן בשיחות הבאות, בכל ערוץ.
תוכן: "להגיש דוחות"
שאלה אחת. כל מה שהעובד כבר רשאי לראות.
"מה סיכמנו מול הספק על התמחור?" – התשובה יכולה להיות במייל, בסיכום פגישה או בגיליון מחירים, ואי אפשר לדעת מראש. במקום לבחור מקור אחד ולחזור "לא מצאתי", המערכת מחפשת בכל המקורות במקביל ומרכיבה תשובה אחת מבוססת מקורות – כל אחד מהם כזה שהעובד ממילא רשאי לפתוח.
חיפוש חוצה-מקורות
מסמכים ב-SharePoint/OneDrive, דואר Outlook האישי וסיכומי פגישות – נסרקים יחד לשאלה אחת, והתשובה מציינת מאיפה כל פרט הגיע.
קריאה וסיכום של ערוץ
"מה היה ב#כללי היום?", "תסכמי לי את ערוץ השיווק" – המערכת קוראת את ההודעות האחרונות בערוץ Slack/Teams שהיא רשאית לגשת אליו ומחזירה סיכום, או פותחת ממנו משימה.
פרסום בערוץ – רק מה שביקשתם
"תפרסמי ב#כללי שהמערכת חוזרת לאוויר" – ההודעה נכתבת בערוץ בשם הבוט. אם שם הערוץ לא חד-משמעי, המערכת שואלת במקום לנחש.
המשך השיחה כהקשר
ב-Slack וב-Teams אפשר לומר "תפתחי משימה לפי מה שדיברנו למעלה" – המערכת קוראת את השרשור עצמו ומייצרת ממנו את המשימה, התזכורת או הסיכום.
חיפוש באינטרנט
כששאלה לא נענית מהמקורות הפנימיים – מידע על חברה, תקן, מחירון או כל שאלה חיצונית – המערכת מחפשת ברשת ומחזירה תשובה עם מקורות.
סוכם על הארכה לשנה עם תוספת של 4%, בכפוף לנספח SLA מעודכן.
מקורות:
• סיכום פגישה "סקירת ספק ענן" (12.6)
• מייל "עדכון תנאי התקשרות"
• הסכם ספק ענן 2026.pdf
המערכת מכירה את המבנה הארגוני שלכם
"צוות פיתוח" הוא לא רשימת אנשי קשר שמישהו תחזק פעם. הצוותים מיובאים מקבוצות Microsoft 365 של הארגון, והמערכת מזהה גם שמות של אנשים וגם שמות של צוותים בעברית ובאנגלית – עם עמידות לשגיאות כתיב. כשמישהו מצטרף או עוזב קבוצה, ההשתייכות מתעדכנת.
זיהוי אנשים וצוותים בשפה חופשית
אין צורך בכתובת מייל מדויקת. "דנה מהכספים", "צוות תפעול" – המערכת מתרגמת את זה לזהות הנכונה מתוך המבנה הארגוני, גם עם שגיאות כתיב או שמות דומים. כששני אנשים מתאימים – היא שואלת למי התכוונתם.
פעולה ברמת צוות
"מתי צוות תפעול פנוי?", "תזכירי לצוות מכירות" – פנייה לקבוצה שלמה בהודעה אחת, כולל שילוב של צוותים ואנשים בודדים באותה בקשה. עובד ב-3 אנשים ועובד ב-30.
מקור אמת אחד
ההשתייכות לצוותים מגיעה מקבוצות Microsoft 365 – אותו מבנה שמנהל את הגישה בכל שאר המערכות שלכם. אין רשימות כפולות לתחזק.
משתמשים וקבוצות נטענים מ-Microsoft 365 של הארגון.
כל קבוצה וכל עובד מזוהים לפי השם שאנשים באמת אומרים.
כללי הגישה נגזרים מהצוותים (ומשיתופי יומן ב-Outlook).
העובד פונה בשם הקבוצה מהוואטסאפ. זהו.
דברים שקורים בלי שאף אחד צריך לבקש
חלק מהעבודה של מזכירה הוא לא לענות – אלא ליזום. אלו הדברים שהמערכת עושה מעצמה, לפי מה שההנהלה הגדירה, וכל אחד מהם מגיע לעובד בערוץ שלו ובשעה שלו.
דיווח יומי אישי
בשעה ובימים שהארגון בוחר, כל עובד מקבל את היום שלו בהודעה אחת: המשימות הפתוחות שלו (ממוספרות) והפגישות של אותו יום. תשובה "סיימתי את 2" סוגרת את המשימה מיד – בלי לפתוח שום מערכת.
תזכורת לפני פגישה
התראה לפני כל פגישה ביומן, בערוץ של העובד – לפי זמן התזכורת שהוגדר לאותה פגישה ב-Outlook. מי שהזיז תזכורת לשעה לפני, יקבל אותה שעה לפני. פעיל כברירת מחדל, עם כיבוי ברמת ארגון או עובד.
ארכיון חשבוניות אוטומטי
מדי לילה, המערכת מאתרת חשבוניות וקבלות בדואר של העובדים שההנהלה בחרה, מחלצת את הסכום מהמסמך, ומתייקת את הקובץ לתיקיית YYYY-MM ב-SharePoint תחת שם שמציין את החיוב – "100 USD 7141 Lemon Squeezy.pdf".
משימות מתוזמנות
"כל בוקר ב-8 תשלחי לי מה יש לי היום", "בסוף כל שבוע תשלחי לי סיכום". בניגוד לתזכורת, התוכן לא קיים מראש – הוא מחושב ברגע השליחה מהנתונים העדכניים.
דוח הנהלה
דוח ארגוני להנהלה שמרכיב תמונת מצב מהמערכות המחוברות. התוכן שנדגם בו נקרא בהרשאות של המנהל שביקש את הדוח – דוח לעולם לא יצטט משהו שמבקשו לא רשאי לפתוח.
עדכוני משימות אוטומטיים
מי שהוקצתה לו משימה מקבל הודעה עם שם מי שהקצה. עוקבים מקבלים הודעה בפתיחה ובסגירה. הכל בערוץ של כל אחד – ובלי הצפה: בדיוק הודעה אחת לכל אירוע.
מדברים אליה רגיל. קולית או בטקסט.
אין תחביר לזכור ואין תפריט לנווט בו. המנוע מזהה את הפעולה המבוקשת, מחלץ את הזמנים, המשתתפים והתוכן, מתרגם שמות לישויות ארגוניות אמיתיות – ובודק הרשאה לפני שהוא מבצע. גם מספר בקשות בהודעה אחת מטופלות יחד.
הודעת טקסט או הקלטה קולית. הקול מתומלל לעברית ומטופל בדיוק כמו טקסט.
חיפוש מסמך, יצירת קובץ, מייל, משימה, פגישה, סיכום פגישה או תזכורת – המערכת מזהה מה מבקשים.
זמנים ("מחר בצהריים"), משתתפים, צוותים ותוכן – מתורגמים לערכים מדויקים ולזהויות ארגוניות.
בדיקה מול מנוע ההרשאות, ואז ביצוע מול Microsoft 365 והחזרת אישור מפורש.
הדגמה חיה של פירוק ההודעה לישויות מבניות – כולל בדיקת ההרשאה.
המזכירה עובדת לעובדים. ההנהלה מחזיקה בהגה.
כל פעולה מול עובד אחר – פגישה, תזכורת, משימה או צפייה ביומן – עוברת דרך מנוע הרשאות אחד, לפני הביצוע. יש ברירות מחדל הגיוניות שעובדות מהיום הראשון, ולצידן שליטה מדויקת של ההנהלה, לכל יכולת בנפרד.
ברירות מחדל שעובדות מיד
חברי אותו צוות יכולים לתאם ביניהם, ומי שקיבל שיתוף יומן ב-Outlook מקבל את ההרשאות המתאימות – בלי שההנהלה צריכה להגדיר כל זוג עובדים ידנית.
כללי הרשאה וחסימה מפורשים
ההנהלה יכולה להוסיף כלל אישור או חסימה ברמת עובד, צוות או כלל הארגון, לכל יכולת בנפרד – הזמנת פגישות, מציאת חלון זמין, שאילתת זמינות, יצירת תזכורת והקצאת משימות. כלל חסימה תמיד גובר על כל אישור אחר, כך שאפשר "לפתוח לכולם חוץ מ...".
סירוב מנומק, לא כישלון שקט
עובד שמנסה פעולה שאינה בהרשאתו מקבל תשובה ברורה בעברית ("אין לך הרשאה ל...") ולעיתים גם למי לפנות – ולא ביצוע חלקי או שגיאה עמומה.
מסך ניהול ותיעוד
מסך /org מרכז את המבנה הארגוני, כללי ההרשאה, שעות העבודה, שעת הדיווח היומי, הצטרפות הבוט לפגישות ומי כלול בארכיון החשבוניות. כל פעולה שהמערכת מבצעת נרשמת ביומן פעילות.
מטריצת הרשאות לדוגמה
כל יכולת נבדקת בנפרד. אלו ברירות מחדל – ההנהלה יכולה להדק או להרחיב.
מתחברת לתשתית שלכם. לא מחליפה אותה.
אין מאגר משתמשים מקביל ואין סיסמאות נוספות. הזהות היא הזהות הארגונית של Microsoft 365, והמידע נשאר במקום שבו הוא כבר נמצא. הפרדנו בין שתי רמות גישה כדי שהחיפוש בתוכן יישאר תמיד אישי.
זהות Microsoft 365
ההתחברות והזיהוי נשענים על הזהות הארגונית הקיימת. הזהות של השולח נקבעת מול Microsoft ולא נסמכת על נתון שאפשר לזייף.
חיבור אישי לתוכן
כל עובד מחבר את חשבונו פעם אחת. אסימוני ההרשאה שלו נשמרים בגישה מוצפנת ומוגבלת בלבד – גם מנהל הארגון אינו יכול לקרוא אותם.
ACL של Microsoft = הגבול
למסמכים ולדואר – הפעולה רצה בזהות העובד, ו-Microsoft חותכת את התוצאות. לפגישות ומשימות – פעולות מבוקרות מול מנוע ההרשאות של הארגון.
פעולות יוצאות – תמיד באישור
המערכת לא שולחת מייל בשמכם (רק טיוטה), לא מבטלת פגישה בלי אישור, לא מפרסמת בערוץ שלא ביקשתם ולא פותחת משימה מפגישה בלי אישור מי שהתחייב.
הקלטה גלויה בלבד
בוט הרישום נכנס כמשתתף בשם שלו ושולח הודעת יידוע. הצטרפות אוטומטית פתוחה רק לעובדים שנרשמו אליה במפורש.
אזורי זמן ושעות עבודה
תיאום נכון גם מול עובדים בחו"ל. אזור זמן ושעות עבודה נקבעים ברמת הארגון, והמערכת מתריעה כשמבקשים פגישה מחוץ לשעות.
יומן פעילות
כל פעולה שהמערכת מבצעת – מי ביקש, מה בוצע ומתי – נרשמת ומאפשרת ביקורת בדיעבד.
סנכרון דו-כיווני
מה שנקבע מהוואטסאפ מופיע ב-Outlook וב-To Do, ומה שמשתנה שם מוצג נכון בשיחה. מקור אמת אחד, בלי רשומות כפולות.
שתי רמות גישה, בכוונה
ההבחנה הזו היא הלב של מודל האבטחה: פעולות יומן/משימות פועלות "בשם" הארגון ומבוקרות אצלנו; חיפוש מסמכים ודואר פועל בשם העובד ומבוקר אצל Microsoft.
פועלות ברמת הארגון מול Microsoft 365, ולכן כל פעולה מול עובד אחר עוברת את מנוע ההרשאות שלנו (צוות / שיתוף יומן / כלל מפורש) לפני הביצוע.
פועל תמיד בזהות האישית של העובד. Microsoft מסננת כל תוצאה לפי ה-ACL שלו – אין לנו, לארגון או למנהל דרך לראות תוכן שהעובד לא רשאי לפתוח.
שאלות שחוזרות מצוותי IT ואבטחת מידע
מי יכול לראות אילו מסמכים בחיפוש?
איפה נשמרים אסימוני ההרשאה של העובד?
מי רשאי לקבוע פגישה, תזכורת או משימה לעובד אחר?
האם המערכת שולחת מיילים בשמי?
איך עובד סיכום הפגישות, ומי יודע שמקליטים?
האם המערכת פותחת משימות אוטומטית מתוך הפגישה?
האם צריך להתקין אפליקציה?
עם אילו מערכות המערכת מסתנכרנת?
המערכת עובדת בעברית?
כמה זמן לוקח להטמיע?
מוכנים לייעל את זמן הארגון?
בלי טפסים ובלי המתנה. שלחו הודעה בוואטסאפ – נציג טכני יעבור אתכם על היכולות, יראה את החיפוש המאובטח, סיכום פגישה אמיתי ואת מסך ההרשאות, ויתאם פיילוט לצוות בארגון.
א׳–ה׳, 09:00–18:00. נחזור אליכם באותו יום עסקים.