איך לנהל את יומן Google מתוך וואטסאפ, בלי לפתוח את היומן

למה לנהל יומן מתוך וואטסאפ?

רוב הפגישות נקבעות בשיחה: בטלפון, בהודעה מלקוח, במסדרון. הרגע שבו צריך לפתוח את היומן, לבחור שעה ולהקליד כותרת הוא בדיוק הרגע שבו פגישות הולכות לאיבוד. כשהיומן נמצא בתוך וואטסאפ, הקביעה לוקחת הודעה אחת.

איך מחברים את היומן?

1. שולחים "התחל" למזכירה ובוחרים במסלול תזכורות + יומן.
2. מקבלים קישור לחיבור Google Calendar ומאשרים את ההרשאה בחשבון Google שלכם.
3. שולחים בקשה ראשונה, למשל "מה יש לי מחר?", כדי לוודא שהחיבור עובד.

אפשר לנתק את ההרשאה בכל רגע מתוך הגדרות האבטחה של חשבון Google.

מה אפשר לעשות ביומן מתוך השיחה?

פעולה	דוגמה
לקבוע	"פגישה עם רונן בשלישי ב-14:00 במשרד"
להזיז	"הפגישה עם רונן זזה לחמישי"
לבטל	"תבטלי את הפגישה של מחר בבוקר"
לבדוק	"מה יש לי ביום ראשון?"
לקבוע אירוע משפחתי	"רביעי 8:00 אסיפת הורים, תכניסי ליומן"

3 טעויות נפוצות, ואיך להימנע מהן

"מחר" אחרי חצות

ב-00:30 "מחר" יכול להתפרש בשתי דרכים. כתבו יום בשבוע או תאריך, או קראו את האישור שחוזר.

שני אירועים עם אותו שם

"תבטלי את הפגישה עם דני" כשיש שתיים השבוע? הוסיפו יום או שעה, והמזכירה תדע לאיזו מהן התכוונתם.

לסמוך בלי לקרוא את האישור

כל פעולה ביומן חוזרת עם אישור בכתב: מה נקבע, מתי ואיפה. שנייה של קריאה חוסכת פגישה בשעה הלא נכונה.

יומן אישי מול יומן צוות

המזכירה האישית מנהלת את היומן שלכם. אם אתם צריכים למצוא חלון פנוי לחמישה אנשים, לשלוח זימון Teams ולעבוד מול יומני Outlook של הארגון, זה תפקיד של המזכירה הארגונית, שמחשבת חפיפה בין כל היומנים ומחזירה חלונות פנויים אמיתיים.